Comment gérer les papiers administratifs ?
| Domaine | Type de document | Durée | Informations complémentaires |
| Consulter et imprimer la fiche mémo pratique par domaine | |||
| Famille et Scolarité | Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) : acte de naissance, de mariage, de décès | Indéfinie | Actes d’état civil valables en principe sans limitation de date. Toutefois, certaines procédures exigent un acte d’état civil récent. |
| Avis de versement d’allocations familiales | 2 à 5 ans | 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (cela est valable dans les deux sens). En cas de fraude ce délai passe à 5 ans | |
| Jugement de divorce, jugement d’adoption | Indéfinie | En cas de perte, une copie sera fournie par le tribunal | |
| Acte de reconnaissance d’un enfant | Indéfinie | La mairie peut en délivrer une copie. | |
| Mariage (contrat, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) | Indéfinie | En cas de perte du contrat de mariage, s’adresser au notaire qui l’a établi. | |
| Livret de famille | Indéfinie | En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie | |
| Diplôme | Indéfinie | Il n’est pas possible d’obtenir une copie. Il est cependant possible de demander une preuve de votre réussite à l’examen | |
| Documents relatifs à la succession (testament…) | Indéfinie | ||
| Logement | Factures d’électricité et de gaz | 5 ans | Délai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement. |
| Factures d’eau | 5 ans | Délai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a : – 4 ans (fournisseur public), – 2 ans (fournisseur privé). | |
| Factures de téléphone (fixe et mobile) + Internet | 1 an | ||
| Preuve de restitution de matériel (box) | 1 an | 2 ans (à compter de la restitution) | |
| Factures liées aux travaux | 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux | – Gros-œuvre : 10 ans – Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans Vérifier la garantie décennale, mais il est souhaitable de les garder tant que vous êtes dans le logement | |
| Certificats de ramonage | 1 an | ||
| Attestation d’entretien annuel des chaudières | 2 ans | ||
| Titre de propriété | Indéfinie | ||
| Preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès verbaux des Assemblées Générales de copropriété | 10 ans | ||
| Courrier de demande de révision du loyer | Durée de la location + 1 an | Ce délai s’applique aux logements loués à titre de résidence principale (vides ou meublés) | |
| Échéance APL | 2 ans | ||
| Contrat de location, état des lieux, quittances de loyer | Durée de la location + 3 ans | Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale (vides ou meublés). | |
| Inventaire du mobilier pour les locations meublées | Durée de la location | Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie | |
| Travail Chômage Retraite | Bulletin de salaire, contrat de travail, certificats de travail | Indéfinie | Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire |
| Notes de frais | 3 ans | Délai pendant lequel l’administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels | |
| Attestations ASSEDIC et Pôle emploi | Indéfinie | Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite | |
| Reçu pour solde de tout compte | 6 mois | À partir de la signature de votre solde de tout compte (3 ans à défaut de signature) | |
| Pièces utiles pour réclamer le paiement (salaire, indemnité de licenciement) | 5 ans | ||
| Échéances allocations chômage | Indéfinie | Délai de reprise du trop perçu (10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration). Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite. | |
| Bulletins de paiement de la pension de retraite | Indéfinie | Documents utiles pour le calcul de vos droits à la pension de réversion | |
| Carte d’invalidité d’un enfant | Jusqu’à liquidation de la retraite | Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les documents relatifs | |
| Santé Handicap Invalidité | Remboursement d’assurance maladie et maternité | 2 ans | Délai de reprise du trop perçu (5 ans en cas de fraude) |
| Mutuelle (carte, remboursements, …) | Variable selon organisme | Voir délais prévus au contrat | |
| Ordonnances | 1 an | 3 ans pour la délivrance de lunettes d’une personne de plus de 16 ans. Pour en savoir plus voir notre article « renouveler ses lunettes de vue » Pas de délai pour la délivrance d’audioprothèses | |
| Preuves des versements d’indemnités journalières | Indéfinie | ||
| Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé | Indéfinie | ||
| Certificats, examens médicaux, radiographies | Indéfinie | Utilité des documents en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé. | |
| Carte d’invalidité d’un enfant | Jusqu’à liquidation de la retraite | Assumer la charge d’un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les documents relatifs | |
| Impôts & Taxes | Déclaration de revenus et avis d’imposition sur le revenu | 3 ans | À compter de l’année qui suit l’année d’imposition (exemple : déclaration de revenus de 2013 est à conserver jusqu’à la fin 2016). |
| Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation) | 1 à 3 ans | A conserver jusqu’à la réception de l’avis suivant car ce document peut servir pour différentes démarches. 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement | |
| Assurance | Quittances, avis d’échéance, de courriers de résiliation, preuves du règlement | 2 ans | |
| Contrats | 2 ans | ||
| Dossier « dommages corporels » | 10 ans | Factures, expertises et certificats médicaux conservés 10 ans après la fin de l’indemnisation, voire plus longtemps si des séquelles sont prévisibles. | |
| Relevé d’information automobile | Indéfinie | ||
| Dommages corporels | 10 ans | ||
| Assurance sur la vie et assurance décès | 10 ans | Ce délai s’applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l’assurance-vie | |
| Voiture | Preuve de paiement d’une contravention | 3 ans | A compter de la condamnation |
| Facture (achat, réparation…) | Au-delà de la durée de conservation du véhicule | Au delà de 2 ans en cas de revente (vice caché) | |
| Certificat de cession du véhicule | Durée de conservation du véhicule | Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire | |
| Certificat d’examen du permis de conduire | 4 mois | + jusqu’à réception du permis | |
| Banque | Chèques à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due |
| Prêt à la consommation et justificatifs liés | 2 ans | À compter de la dernière échéance du crédit | |
| Prêt immobilier | 2 ans | À compter de la dernière échéance de l’emprunt | |
| Relevé de compte, talons de chèque | 5 ans au moins | Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 18 mois. En cas de divorce on peut conseiller de garder de façon permanente | |
| Conseils d’ordre général : Les durées indiquées sont des durées minimales pour faire valoir certains droits. Conservez certains documents à vie pour éviter des litiges futurs, comme les contrats ou actes notariés (notamment pour apporter une preuve devant la justice en cas de divorce par exemple). Bonnes pratiques : 1. Numérisation des documents : une copie numérique peut simplifier l’archivage mais aussi l’envoi par Email à un tiers si besoin. Nous vous recommandons de stocker le document sur le disque dur de votre ordinateur. Assurez-vous que la copie numérique soit conforme et consultable après enregistrement. A savoir que l’original reste nécessaire dans certains cas. 2. Faire un tri régulier : Savez-vous comment trier ? Consulter notre article : Comment organiser le tri de ses papiers ? Détruire les documents obsolètes pour éviter l’encombrement après avoir consulter leur délai de conservation. 3. Classement : Pour le format papier comme pour le format numérique, organiser vos papiers par catégorie (créer des répertoires clairs sur votre ordinateur) pour les retrouver facilement en cas de besoin. Les papiers d’une personne décédée : Les délais de conservation des papiers d’une personne décédée sont ceux qui sont indiqués ci-dessus. Certains de ces documents peuvent prouver des dettes ou des créances qui sont transmises aux ayants-droits lors de la succession. Exemple : Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès. | |||
